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Conteúdos:
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- Utilizar a área de trabalho do utilizador, aplicando filtros de visualização individual, por responsabilidade no serviço, por limite temporal e por critérios de pesquisa;
- Aceder a documentos e processos através das funcionalidades de pré-visualização de ficheiros, definição de documentos favoritos ou prioritários, utilização de etiquetas e aplicação de diferentes ordenações;
- Criar registos devidamente identificados, de acordo com as tipologias documentais e destinos finais definidos pela instituição;
- Efetuar a criação de registos provenientes do Outlook, integrando-os corretamente no sistema documental;
- Verificar e acompanhar documentos em edição e em seguimento, garantindo o controlo do fluxo documental;
- Criar documentos em formato de rascunho e assegurar o seu seguimento até à conclusão;
- Associar ficheiros, proceder à sua digitalização ou gerar documentos com base em modelos pré-definidos, respeitando as normas de qualidade aplicáveis;
- Aplicar a assinatura digital de documentos, garantindo autenticidade, integridade e validade formal;
- Aceder aos detalhes dos documentos, incluindo movimentos, anexos e conhecimentos associados;
- Criar processos e acompanhar os processos recebidos, acedendo aos documentos integrantes e identificando o destinatário atual;
- Tratar adequadamente a documentação recebida, realizando operações de reencaminhamento, suspensão ou arquivo;
- Utilizar funcionalidades adicionais, como a definição de níveis de confidencialidade e a impressão do relatório do documento, relatório de processos;
- Efetuar a expedição de registos, nomeadamente através do envio de e-mails para entidades externas ou uso da impressão de Avisos de Receção (AR);
- Realizar pesquisas de documentos, aplicando diversos critérios (remetente, destinatário, número de registo, assunto, entre outros), personalizando e visualizando as listas de resultados;
- e Listagens;Pesquisar processos, utilizando múltiplos critérios (tipo de processo, descrição, entidade e data), mantendo e consultando os detalhes e a lista dos documentos associados; e Listagens;
- Exportar dados resultantes das pesquisas de processos, para posterior consulta ou tratamento;
- (Ajuste individual do utilizador) Personalizar a aplicação através das definições do utilizador, ajustando o ambiente de trabalho às suas necessidades.
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